DEPR危機公關手冊：如何開始管理流程的轉變

員工在業務中通常會發現問題。不幸的是，大多數員工避免提出這些問題，因為他們認為高級管理人員已經知道了。通常情況并非如此。那您如何開始變更管理流程呢？請遵循本指南。變更管理是什么？簡而言之，變更管理是組織中變更的過程。從確定問題到部署和測試解決方案。它涉及到管理期望、員工和業務需求。通常有兩種組織變化：適應性變化：隨著業務的增長，這些變化往往是隨著時間的推移而發生的微妙變化。完善歸檔制度，聘請更多人員管理不斷增長的需求，為員工開發新的操作程序。變革性變革:這些都是大規模變革，需要投入時間和金錢在新的系統中重組業務運作模式。適應性變化往往比轉換性變化少。這是因為轉型涉及到更多的風險。他們需要花更多的時間和金錢，所以付款并不總是有保證的。盡管如此，它們通常對擴大業務更為重要。如果做得正確，可以幫助提高底線，讓員工有更多的時間專注于真正重要的任務。但它們并不總是容易實現的。如果您想開始業務變更，請按以下7個步驟管理流程。步驟1：只有通過行動才能消除恐懼變化。只有避免這些問題，問題才會變得更加嚴重。如果你想帶來改變，你需要鼓勵。盡管如此，仍有許多人不愿意改變或對抗。擔心遇到麻煩或因指出問題而引起你的注意，足以阻止你采取行動。鼓勵發現問題，除非你在有毒的環境中工作。因此，你不必擔心因指出不足而報復。而且，如果你確實在有毒的環境中工作，但想提出改進建議，請找到匿名發送建議的方法。這將使你在不成為目標的情況下發出聲音。第二步:專注于在沒有建議解決方案的情況下指出問題的解決方案，可能會抱怨或消極。指出缺陷是一回事，但提出解決問題的方法卻完全不同。當你遇到有缺陷但沒有解決辦法的人時，往往會給人一種你在推銷真正工作的印象。最有可能的是，他們和公司里的其他人一樣忙。想到更多的工作可能會激怒他們。最后，他們可能會同意，點頭，只是忽略問題，繼續前進。相反，快速指出問題，然后集中精力解決問題。您想向負責人表明您已完成作業。這使得這個問題更難忽視。另外，完成大量工作(請記住，找出解決方案是最難的部分)，很可能會發生變化。實施成本/收益分析是變更管理過程中更有效的方法。如何節省每個人的時間和金錢，指出公司的問題成本，建立更好的解決方案或簡化工作流程。重要的是要注意，任何變化都涉及到早期成本。從人們的時間到建立自定義的解決方案或重新考慮工作流程，你的企業將需要投資于變更，然后才能從中受益。第三步：作為員工尋找潛在的解決方案可能很難。根據你的背景和專業知識，你可能知道或不知道現有的解決方案。幸運的是，企業的工作流程比你想象的要少得多。大多數企業都在努力手動輸入數據（以及由此產生的錯誤），正確地可視化數據，簡化工作流程，浪費時間處理繁瑣的任務。以后通常很難正確記錄和定位任何需要紙質文檔的過程。基本上，每當一個真實的人在工作過程中有接觸點時，就有減速或問題的風險。了解挑戰后，你需要做的一切。不要在這里花超過一個小時，特別是如果你沒有解決方案的背景知識。知道有解決方案可以改進過程并開始對話就足夠了。如果你想讓團隊和老板參與進來，你需要確保你的解決方案與他們的目標一致。否則，它可能會被忽視。任何風險高、支出概率小或目前不優先的問題都將被忽視。后一步，分析團隊目標和管理目標。有些員工比其他員工更關心公司。有些人只是想資少，工作少(這是一個可悲但真實的現實)。其他人只是想提高效率，這樣他們就可以減輕工作壓力和頭痛。匹配團隊的問題和解決方案。如果你這樣做，你會有更多的時間說服他們加入。量化結果是使目標與團隊保持一致，更有效地導航變更管理流程。告訴你的團隊:我們每周浪費X個小時來完成這項任務。如果我們部署Y解決方案，我們將為我們的團隊節省大量時間，專注于其他任務。為了最大限度地發揮影響，請在幾周、幾個月甚至幾年內擴大計算出的浪費。這些乘數確實可以幫助你理解低效帶來的痛苦。第五步：為您的業務分享您的解決方案，最具影響力的解決方案可能是現有工作流程的某種形式的集成和自動化。但請記住，您可以提出解決方案，而無需成為技術和編程專家。相反，為了有效地導航變更管理過程，您需要開始對話。而且你需要繼續對話。為了繼續對話，你需要知道那里有什么樣的解決方案。最有可能的是不止一個。有很多平臺和程序旨在幫助企業提高效率。從低代碼和無代碼平臺到現成的應用程序，您肯定會找到解決問題的方法。花點時間做研究。找出這些平臺的成本。通過電子郵件打印一些規格或發送重要鏈接。并準備在表面上討論這些可能的解決方案。第六步：跟進人很忙。有效瀏覽變更管理流程意味著您需要了解這一點。和你一起工作的人需要平衡日常工作，給他們另一個需要解決的問題可能會增加更多的復雜性。結果，你的想法(不管它有多好)最終可能會被擱置。在這里感到沮喪之前，你必須克服沖動。這不是個人的。相反，這是優先事項。不管你的解決方案有多好，都不是最緊迫的問題。或者，可能沒有預算來研究和構建更好的解決方案。不管怎樣，跟進都很重要。一兩周后，請禮貌地檢查你是否沒有任何改善的趨勢。你不想麻煩，但也不想忘記問題。第七步：記住，每個問題都有一個有效的導航變更管理過程，即保持持久性和靈活性。若無變更，請找出原因。討論阻礙管理部署和測試解決方案的障礙。請記住，每個問題都有潛在的解決方案。無論是雇傭第三方來建立一個負擔得起的定制解決方案，還是需要調動人員，以便合適的人有時間建立一個新的工作流，以防止問題的變化。只要你是積極變革的支持者，你的組織就能成功應對變革管理過程。最后，你會看到瓶頸破裂，低效的過程消失了。