如何使用公關(guān)電子郵件來(lái)提高日常生產(chǎn)力

電子郵件是提高工作效率的好工具，但也可能有害，特別是如果人們花太多時(shí)間檢查電子郵件。事實(shí)證明，大多數(shù)人每天都在浪費(fèi)大量的時(shí)間，從而降低生產(chǎn)率。根據(jù)危機(jī)公關(guān)公司的各種研究，成年人平均每天花6.3個(gè)小時(shí)檢查和回復(fù)電子郵件。一些基本的計(jì)算浪費(fèi)了每周31小時(shí)。因此，我們認(rèn)為使用電子郵件來(lái)提高生產(chǎn)力的第一件事是學(xué)習(xí)–如何聰明高效地檢查電子郵件？當(dāng)然，優(yōu)先級(jí)和其他方面一樣有用。毫無(wú)疑問(wèn)，并非所有的新聞都有同樣的重要性和優(yōu)先級(jí)，所以從這里開(kāi)始。為了長(zhǎng)期提高生產(chǎn)力，你需要學(xué)會(huì)確定優(yōu)先級(jí)。這基本上意味著應(yīng)該首先處理緊迫和時(shí)間緊迫的任務(wù)，而其余的則留在未來(lái)，而不僅僅是一些隨機(jī)的未來(lái)。請(qǐng)使用標(biāo)簽和不同的顏色，以有效地優(yōu)先排序。這些應(yīng)該能夠幫助你確定需要盡快處理的電子郵件，并將其與其他電子郵件區(qū)分開(kāi)來(lái)。指定兩個(gè)專(zhuān)用插槽，每天檢查介紹的消息?，F(xiàn)在我們來(lái)談?wù)勆厦嫣岬降暮笃趩?wèn)題。要掌握有效的電子郵件檢查技能，請(qǐng)每天指定兩個(gè)專(zhuān)用插槽處理收到的電子郵件。時(shí)間范圍取決于你的日程安排和大多數(shù)重要電子郵件的到達(dá)時(shí)間，忙于管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)CEO，對(duì)于試圖避免錯(cuò)誤的客戶(hù)支持代表和兼顧多個(gè)客戶(hù)的自由職業(yè)者來(lái)說(shuō)，時(shí)間會(huì)有所不同。繁忙的商務(wù)人員通常在高峰時(shí)間檢查收件箱，而其他人則在早晚檢查收件箱。最后，大多數(shù)9到5歲的上班族每天早上檢查一次，午餐休息一次。最好，您將考慮以下兩個(gè)因素來(lái)選擇間隙：記住在高峰時(shí)間休息或空閑時(shí)間。如果你選擇在繁忙的計(jì)劃中找到新消息，其他任務(wù)肯定會(huì)受到影響。多任務(wù)處理聽(tīng)起來(lái)不錯(cuò)，但實(shí)際上并不起作用。詢(xún)問(wèn)心理學(xué)家。關(guān)閉通知當(dāng)然，如果你不關(guān)閉通知，間隙將無(wú)濟(jì)于事。如果通知整天打擾你，指定時(shí)間段的好處將被浪費(fèi)。有些人只是在方便的時(shí)候關(guān)閉通知并返回收件箱，而另一些人則設(shè)置自動(dòng)信息，讓發(fā)件人知道何時(shí)需要回復(fù)。這取決于人，但我們不同意使用自動(dòng)信息。為什么？首先，因?yàn)樗麄儾粎^(qū)分標(biāo)簽，其次，因?yàn)榻邮苷呖赡軐?duì)這種做法不滿(mǎn)意。請(qǐng)記住，收件人和你面臨著同樣的問(wèn)題–全天處理大量傳入消息。使用電子郵件日歷可以幫助你跟蹤新消息。設(shè)置它需要一些時(shí)間，但這是一次性工作。從那里，一切都會(huì)順利進(jìn)行。例如，使用不同的標(biāo)簽和顏色。也可以創(chuàng)建Excel幫助您跟蹤重要的發(fā)件人，而不是重要的電子郵件。這些可以是常規(guī)的業(yè)務(wù)伙伴、經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)成員等。您還可以添加評(píng)論——幫助您一眼識(shí)別重要郵件和緊急郵件。提示：如果您使用多個(gè)電子郵件帳戶(hù)，請(qǐng)選擇一個(gè)模板而不是多個(gè)模板。用標(biāo)簽和顏色分開(kāi)。進(jìn)一步，請(qǐng)使用Gmail標(biāo)簽，使收件箱更干凈。也許寫(xiě)簡(jiǎn)短答案最困難的部分是學(xué)會(huì)寫(xiě)簡(jiǎn)短答案，但這項(xiàng)技能絕對(duì)值得你花時(shí)間。在大多數(shù)情況下，電子郵件的長(zhǎng)度可以縮短，電子郵件的數(shù)量可以大大減少，因此只包含重要信息（基本上是收件人想要收到的信息）。提示:如有必要，可以創(chuàng)建多個(gè)簽名；如果所有發(fā)件人都來(lái)自同一類(lèi)別，可以創(chuàng)建簽名。只需將其添加到每個(gè)響應(yīng)中。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這將幫助你節(jié)省大量時(shí)間。此外，特別是當(dāng)你能輕松創(chuàng)建電子郵件時(shí)，幫助你縮短實(shí)際時(shí)間。最重要的是避免使用可避免的句子和單詞，包括復(fù)雜的短語(yǔ)和填充詞。使您的電子郵件簡(jiǎn)短、清晰、簡(jiǎn)潔。最后但不重要的是，請(qǐng)注意主題。它已經(jīng)表明，主題線(xiàn)是電子郵件中最重要的元素，因?yàn)樗鼈冸S后宣布了新聞。我們已經(jīng)看到了很多主題行寫(xiě)得不好的例子，即使是恰好是業(yè)務(wù)伙伴的發(fā)件人。事實(shí)上，像你好喬或我已經(jīng)收到你的消息或是[公司]的史蒂夫這樣的話(huà)并沒(méi)有說(shuō)太多，現(xiàn)在是嗎？